- Mediante la aplicación o programa con la que se ha creado el documento, que es necesario abrir primero para poder realizar la búsqueda después. Es el caso del correo electrónico en cualquiera de sus versiones: primero se abre el programa, la aplicación o la versión web en el navegador y luego se accede a las bandejas con los correos individuales. En estos hay tres parámetros que ayudan a encontrar lo que se desea: el creador (remitente o emisor), el asunto y la fecha. Gmail, por ejemplo, agrupa los mensajes individuales en conversaciones, encadenando los intercambios y presentándolos juntos. El programa de notas Keep también funciona así, a la vista en la propia aplicación móvil, pero de forma opaca para el usuario que quiere localizar los textos o las imágenes anejas en carpetas accesibles con un explorador de archivos. En Android hay que tener permisos de superusuario para consultar el interior de las carpetas /data/data donde se encuentran ocultos los datos de muchas de las aplicaciones. Normalmente, pues, no se pueden coger en esos sitios inaccesibles
- Mediante un explorador de archivos, ya que los documentos aparecen colocados en las estanterías digitales (carpetas) de forma visible para el usuario, que puede acceder a ellas. Es el caso de los escritos creados con los procesadores de textos, que siempre hay que escoger guardar en alguna carpeta y para ello deberemos darle un nombre de archivo. Quedan fijadas entonces cuatro atributos que permiten identificarlo: nombre de archivo, tipo (la extensión de archivo que identifica la aplicación que lo abre), la fecha y el tamaño.
- Hay aún una modalidad mixta, de archivos que podemos identificar de forma individual y copiar o mover a nuestro antojo, pero de forma limitada. En WhatsApp las imágenes, vídeos y audios están en carpetas accesibles mediante el explorador de archivos y pueden ser abiertas por cualquier aplicación especializada; pero los textos están codificados en archivos que únicamente puede abrir la aplicación de mensajería. Así ocurre también con la aplicación de notas Evernote.
Cada vez más aplicaciones (salvo WhatsApp) conservan una copia de los archivos en sus servidores de la nube, asociados a nuestra cuenta personal, de forma que lo que haya en un terminal concreto no es lo decisivo, sino lo que exista en la nube, que es la referencia para sincronizar los terminales. Por ejemplo, el correo, o las notas de Keep, que pueden ser consultadas y editadas tanto desde la aplicación para Android en el teléfono como en la tableta o el ordenador de sobremesa mediante el navegador, accediendo al sitio web keep.google.com. Si actualizamos una nota en un dispositivo, y tenemos activada la actualización, en poco tiempo los cambios ascienden a la nube y luego descienden a cualquier otro terminal en el que tengamos nuestra cuenta personal y esté también activada la actualización y sincronización de datos. Es fácil comprobar este hecho con el correo o las aplicaciones de chateo digital.
Nuestra biblioteca digital personal se extiende a la nube y muchos contenidos poseen réplicas en diversos dispositivos: el expurgo en uno no implica necesariamente el expurgo en todos ellos. El asunto del borrado definitivo de datos almacenados por nuestros proveedores de aplicaciones en nuestras cuentas de usuario es uno de los más peliagudos, porque pone sobre la mesa las limitaciones existentes en el control sobre nuestros propios datos. La propiedad no es lo mismo que el acceso.
¿Qué podemos concluir de las reflexiones anteriores? Que hay que atender varios frentes a la hora de organizar la biblioteca digital personal y tenerla tan ordenada como la analógica. O mejor, ya que es mucho más vasta.
- Hay muchos elementos digitales efímeros, muchísimos más que los analógicos, de tal forma que expurgarlos se convierte en una prioridad. Por otra parte, nada raro, porque es lo mismo que hacemos con el papel. La frecuencia con la que hay que acometerlo depende de la memoria de almacenamiento disponible. Hay programas, como los de correo, que hacen expurgo automático transcurrido un plazo temporal pero, en contraste, las carpetas de descargas hay que limpiarlas a mano cada tanto, al igual que las papeleras de los sistemas operativos de sobremesa, ya que los de sistemas móviles carecen de ellas, porque terminan saturándose, desbordándose e impidiendo el funcionamiento general.
- En el mundo analógico los libros están colocados en librerías, estanterías y baldas, más o menos ordenados, y los documentos impresos o manuscritos en archivadores y carpetas localizadas en habitaciones especiales y mobiliario específico. En el mundo digital existen los dispositivos de almacenamiento, estructurados en carpetas y ficheros, que son los equivalentes virtuales de librerías, estanterías y baldas. Discos duros internos y externos, pinchos USB, memorias de dispositivos móviles, almacenes en la nube.
- Los ficheros están desperdigados por todos ellos, acaso duplicados, olvidados y desde luego sin indexar. ¿Qué hacemos con los nuevos ficheros, dónde los colocamos? ¿Y con los antiguos, cómo los ordenamos para que sean fáciles de recuperar? Renombrar los ficheros es la tarea más crítica, porque es la forma de asegurar que una búsqueda con el explorador o gestor de archivos dé resultados. Un fichero mal nombrado es una obra desaparecida. Pero luego hay que recolocar los ficheros en una estructura de carpetas u dispositivos que tenga algún sentido, y permita el crecimiento, porque la única manera de que disminuya el número de títulos de nuestra biblioteca es cuando se estropea el disco duro que contiene libros y documentos y no es posible recuperarlos. El resto de posibilidades apuntan siempre al crecimiento, no diremos exponencial, pero poco menos.
- Hay muchos documentos digitales que viven, como indicamos más arriba, en sus aplicaciones nativas, correos y mensajes, sobre todo. Algunos merecen sobrevivir al expurgo automático o manual y descender a una estantería virtual, donde puedan ser conservados y recuperados. Hay conversaciones de chat que se pueden exportar como documentos de texto o pdf y descargarlos a una balda virtual. Hay correos importantes que se pueden descargar como documentos pdf para preservarlos, pero no a la carpeta temporal de Descargas, sino a un destino más definitivo y menos cajón de sastre.
- La única manera de sobrevivir siempre al desastre es tener varias copias de la biblioteca digital, una de ellas en alguna nube. Y si además esa nube es capaz de sincronizarse con carpetas locales, miel sobre hojuelas.
- Los especialistas en ordenar la información son los bibliotecarios y documentalistas, que se sirven de los metadatos para ordenar y recuperar los datos. El título de un fichero es un metadato, como lo es el nombre del autor, su título, su contenido, su tamaño, su formato, su fecha... Si tengo esos metadatos, podré buscar por ellos y recuperar todas las obras de un autor o un contenido, aunque su título no los recoja. En el mundo analógico esa tarea de clasificación la realizan unos pocos mortales, pero la mayoría coloca los libros por orden alfabético o temático, más o menos, y tira millas. Pone también una etiqueta o titulillo en el archivador o la carpeta y sanseacabó. En el mundo digital hay programas que son capaces de trabajar con los metadatos de las obras, cosechándolos o permitiendo que el usuario los introduzca fácilmente. Por ejemplo, el gestor de libros electrónicos calibre.
- Si no damos el paso a la gestión bibliotecaria de metadatos, sigamos la buena práctica de renombrar con sentido y confiar que el buscador del explorador de archivos tenga los filtros necesarios para recuperar lo que buscamos.
